Hintergrundinformationen zum Thema
Webkonferenzen –
Videokonferenzen über das Internet

Online meeten statt reisen?
Können neue Technologien Unternehmen helfen, Reisezeit und –kosten zu sparen?

Meetings kosten gerade im Alltag eines Managers sehr viel Zeit, insbeson-dere dann, wenn mit Meetings Reisen verbunden sind. So wird oft mehr Zeit mit der An- und Rückreise, als mit dem Meeting selbst verbracht. Aber nicht nur der Zeitaufwand, sondern vor allem die Kostenbelastung der Unternehmen durch Meetings und den damit verbundenen Reisen ist sehr hoch.

Nach einer Studie der Wirtschaftswoche (Quelle: Geschäftsreise Klima 2002) fallen bei den TOP 500 Unternehmen in Deutschland jährlich jeweils ca. 20 Millionen EUR Reisekosten an. Davon werden mehr als 80% durch Transport, Übernachtung und Spesen verursacht. Die durchschnitt-lichen Reisekosten betragen für eine nationale Reise ca. 400 EUR und für eine internationale Reise ca. 1300 EUR.

Fortschrittliche Unternehmen setzen vor diesem Hintergrund seit einiger Zeit auf neue Technologien, um den Reisekostenaufwand zu verringern. Neben Audiokonferenzen und E-Mail kommen auch zunehmend Videokon-ferenz-Lösungen zum Einsatz. Wurden hier in der Vergangenheit primär aufwändige und damit kostspielige Hardware-Systeme genutzt, die in der Regel nur von Großunternehmen finanziert werden konnten, setzen sich seit dem Internet-Zeitalter immer mehr PC-basierende Webkonferenz-Lösungen durch. Geringe Kosten und einfache Einrichtung und Bedienung dieser Video-konferenzen über das Internet machen diese Lösungen auch für den Mittelstand und kleinere Unternehmen attraktiv. Einstiegslösungen für bis zu 5 Teilnehmer sind bei net-conference schon für weniger als 300,- EUR im Monat erhältlich.

Durch Webkonferenzen bzw. Online Meetings (Videokonferenzen über das Internet) können neben der reinen Audio- und Videoübertragung auch Daten bzw. Dokumente präsentiert und gemeinsam bearbeitet werden. In diesem Kontext wird sowohl von „application sharing““ als auch „desktop sharing“ gesprochen.

Mit Webkonferenz-Lösungen können Meetings direkt vom Arbeitsplatz und unabhängig von der Entfernung der Teilnehmer online durchgeführt werden. Ein Großteil der kosten- und zeitintensiven Geschäftsreisen kann somit eingespart werden.

Laut einem Bericht in der Computerwoche spart der IBM Konzern durch den Einsatz von Online Meetings jährlich 50 Millionen Dollar Reisekosten ein. Kalkuliert man durchschnittliche Reisekosten für eine nationale Reise in Höhe von 400 EUR, rechnet sich der Einsatz einer Webkonferenz-Lösung wie beispielsweise net-conference schon, wenn nur eine Reise monatlich damit eingespart werden kann.

Viele Bezeichnungen für das gleiche Thema

Wie bei so vielen neuen Technologien entsteht durch kreative Marketing-agenturen eine Vielzahl von Bezeichnungen für in der Regel das gleiche Thema. Mittlerweile gibt es neben den Begriffen Online Meeting und Webkonferenz weitere Begriffe wie Videokonferenz über das Internet, Video over IP bzw. Video oIP, net meeting oder desktop sharing. Einige der Lösungen in diesem Markt bieten auch die Möglichkeit, Präsentationen bzw. Schulungen mit mehreren Teilnehmern durchzuführen, so dass in diesem Zusammenhang auch eLearning als Begriff verwendet wird. Mit Lösungen wie net-conference können sogar Präsentationen mit mehreren hundert Teilnehmern veranstaltet werden.

Funktionsumfang der Webkonferenz-Lösungen

Die Bandbreite der integrierten Funktionen der unterschiedlichen Webkonferenz-Lösungen ist sehr breit. So gibt es Lösungen, die ausschließlich das „desktop sharing“ ermöglichen, die Teilnehmer aber über die herkömmliche Telefonleitung miteinander kommunizieren müssen oder Videokonferenz-Applikationen, die nur die Bild/Video-übertragung ermöglichen und auch hier die Telefonleitung für die Audioübertragung verwendet wird. Nur die wenigsten Anbieter offerieren wie net-conference in einer Lösung die integrierte Voice-, Video- und Datenübertragung (desktop und application sharing). Neben dem Vorteil der Integration und dadurch einfachen Handhabung können somit auch weitere Telekommunikationskosten gespart werden. So gehört schon heute der Voice over IP (VoIP) Markt zu einem der wachstumsträchtigsten Marktsegmente.

Weitere wichtige Funktionalitäten von Webkonferenz-Lösungen sind beispielsweise:

• „Shared Browsing“: Über diese Funktion können Benutzer gemeinsam einen Web-Browser nutzen. Ideal für Demonstrationszwecke oder zur gemeinsamen Recherche im Internet.

• Aufzeichnung und Speicherung von Meetings – sowohl lokal als auch auf dem Server. So können wichtige Informationen oder Entscheidungen aus Meetings jederzeit dokumentiert und innerhalb der gesamten Organisation genutzt werden.
• Virtuelles Whiteboard: Somit lassen sich schnell und einfach Ideen austauschen, entweder durch Einspielen lokaler Bilddateien oder durch das Erstellen von Skizzen während einer Sitzung. Teilnehmer können am Whiteboard sowohl lesen als auch schreiben.
• Erstellung und Verteilung von Fragebögen: So kann von Teilnehmern schnell und einfach die Meinung oder auch das Verständnis bei Schulungen u.ä. abgefragt werden.
• Integrierte Chat-Funktion: Für die schnelle und direkte textbasierende Kommunikation zwischen den Teilnehmern.

Einfache Bedienbarkeit – wichtiger als nur Features

Für die Akzeptanz und regelmäßige Nutzung von Webkonferenz-Lösungen ist neben der unterstützten Funktionalität die einfache Bedienbarkeit von herausragender Bedeutung. Technologie darf kein Selbstzweck sein, sondern sollte den Anwender in seiner tagtäglichen Arbeit unterstützen bzw. entlasten. Aufwändige Installationen und Schulungen sind dabei kontraproduktiv. Wirklich erfolgreiche Systeme passen sich dem Anwender an, sind innerhalb weniger Minuten eingerichtet und können auch von PC-Laien genutzt werden. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für

E-Mail war die Anwenderfreundlichkeit im Vergleich zu einem herkömm-lichen Brief per Post - ohne großen Aufwand kann schnell und einfach kommuniziert werden. Videokonferenz-Lösungen, die aufwändige und kompliziert zu bedienenden Hardware voraussetzen, haben heute im Zeitalter des Internets ausgedient.

Mit Lösungen wie net-conference ist heutzutage eine Videokonferenz über den PC-Arbeitsplatz in wenigen Mausklicks ohne Unterstützung durch die Technikabteilung für jedermann möglich.

Software installieren oder mieten

net-conference wird sowohl als Softwarelösung, als auch auf ASP-Basis (application service providing) angeboten. Je nach Anforderungen des Unternehmens kann somit eine Webkonferenz-Lösung auf eigenen Servern installiert oder innerhalb weniger Minuten, sofort verfügbar als ASP-Lösung gemietet werden. Der Vorteil der Software-Lösung liegt in der Flexibilität der Nutzung, hier können beliebig viele und lange Meetings in Anspruch genommen werden, ohne das zusätzliche Kosten anfallen. Zusätzlich lässt sich die Software komplett an das CI/CD des Unterneh-mens anpassen - ein wichtiger Aspekt bei der Kommunikation mit Lieferanten oder Kunden.

Die ASP-Lösung hat den Vorteil, dass sie sofort verfügbar ist und keine Installation auf den eigenen Servern des Unternehmens bedarf. Der Anwender geht einfach über seinen Internet Browser auf die Website www.net-conference.de, lädt sich automatisch eine kleine Software und kann nach Anmeldung gleich das System nutzen.

Fazit